Met een stagiair(e) aan de slag

Werken met een stagiair(e) is hot. Veel werkgevers kiezen ervoor om in plaats van ‘echte’ werknemers studenten of net afgestudeerden aan te nemen als stagiair(e) en hun een kostenvergoeding te geven. Maar hoe zit dat fiscaal?

Fiscaal van belang?
Voor de loonheffingen is het van belang of er fiscaal sprake is van stagiair(e)s. Dit is met name het geval wanneer de stagiair(e) bij u opgeleid wordt.

Voorbeelden. Een stagiair(e) met een opleiding als directiesecretaresse die de hele dag kopietjes voor u maakt, zal hier niet aan voldoen. Dit is gewoon een werknemer. Een laatstejaars detailhandelsschool die met u in de winkel mag meelopen, diverse dingen mag proberen en mag meekijken om te leren, wél. Let op. Alleen het feit dat de stagiair(e) minder krijgt dan een gewone beloning is niet genoeg om aan te nemen dat er sprake is van een stagiair(e). Het gaat echt om de vraag of de stagiair(e) voornamelijk zélf iets leert of dat die eigenlijk voor u werkt zoals uw werknemers.

Fiscaal een stagiair(e), hoe dan verder?
In dit geval zijn de inkomsten van de stagiair(e) gewoon belast als loon, tenzij er sprake is van een fiscale kostenvergoeding. De vraag is dus of u kunt aangeven voor welke fiscaal onbelast te vergoeden zaken u de vergoeding geeft. Let op. Het is vaak heel normaal om een stagiair(e) € 200,- of € 300,- te geven als stagevergoeding, zónder dat uitgelegd kan worden waar de kostenvergoeding voor is. Dat kan dan alleen onbelast als de kostenvergoeding bestaat uit zaken die onbelast mogen worden gegeven, zoals studiekosten, reiskosten van € 0,19/km, enz. Meestal zijn de kosten van de stagiair(e) lager en zal de kostenvergoeding voor de stagiair(e) belast moeten worden óf in de vrije ruimte van de WKR moeten worden ondergebracht.

Geen onderbouwing mogelijk? Als u de betaling aan de stagiair(e) niet fiscaal kunt onderbouwen, dan is de kostenvergoeding belast. Er gelden dan wel bijzondere regels:
· de WW is van toepassing;
· de ZW is van toepassing;
· de WIA is niet van toepassing;
· loonheffing (loonbelasting en premie volksverzekeringen) is van toepassing.

Fiscaal geen echte stagiair(e)?
Dan moet u ervan uitgaan dat u fiscaal te maken heeft met een gewone werknemer. Dat betekent loonheffingen en premies inhouden, net als bij andere werknemers. Let op. Als u deze medewerker alleen een stagevergoeding geeft, maar deze medewerker is eigenlijk gewoon een werknemer, dan kan deze medewerker later alsnog in ieder geval het minimumloon eisen (en soms zelfs het voor hem of haar geldende cao-loon) met boete. Maak dan ook alleen gebruik van stagiair(e)s wanneer u echt van plan bent iemand iets te leren.

Geen gedoe? Wilt u geen gedoe met kostenonderbouwing of het inhouden van loonheffingen? Kies er dan voor niet de stagiair(e) zelf te belonen maar geef een vergoeding aan de school. Voorwaarden:
1. u betaalt de stagevergoeding rechtstreeks aan de school of aan het stagefonds;
2. de school of het stagefonds gebruikt het geld voor algemene activiteiten (dus niet ter doorbetaling aan de stagiair(e);
3. de school administreert hoe de vergoeding wordt besteed;
4. u legt de naw-gegevens van stagiair(e) en school/het stagefonds vast, het BSN van de stagiair(e) en het bedrag van de vergoeding.

Vermeld hierbij: ‘Besluit 14 december 2010, nr. DGB2010/2202m’.

Werkt u met een echte stagiair(e), dus met iemand die voornamelijk bij u werkzaam is om zelf iets te leren? Dan is de stagevergoeding toch belast, tenzij u alleen belastingvrije vergoedingen geeft. Wilt u geen gedoe met kostenonderbouwing of loonheffingen, betaal dan de vergoeding aan de school i.p.v. aan de stagiair(e).